Сканирование документов – это процесс преобразования бумажных документов в цифровые изображения с помощью специального оборудования — сканера. Полученные электронные копии можно хранить на компьютере, сервере или в облаке, что обеспечивает удобство поиска, обмена и сохранности информации.
Виды сканирования документов
Существует несколько видов сканирования документов, отличающихся по способу обработки документов и используемому оборудованию:
- Планшетное сканирование:
- Используется для сканирования отдельных листов, книг и брошюр. Оригинал размещается на стекле сканера и неподвижно сканируется.
- Поточное сканирование:
- Предназначено для сканирования больших объёмов документов с использованием автоматической подачи листов (АПД). Позволяет быстро и эффективно оцифровать большие архивы.
- Рулонное сканирование:
- Применяется для сканирования широкоформатных документов, таких как чертежи, карты и плакаты. Сканер постепенно разматывает рулон, сканируя изображение.
- Сканирование микрофильмов и микрофиш:
- Необходимо для оцифровки архивных документов, хранящихся в виде микрофильмов или микрофиш. Требует специального оборудования и навыков.
- 3D-сканирование документов:
- Используется для создания цифровых моделей объемных объектов, таких как печати и подписи, на документах.
Критерии выбора компании для сканирования документов
Выбор компании, предоставляющей услуги сканирования документов, – важный шаг для обеспечения качественной оцифровки вашего архива. При выборе обращайте внимание на следующие критерии:
- Опыт и репутация:
- Узнайте, сколько лет компания работает на рынке, какие проекты она реализовала. Почитайте отзывы клиентов.
- Оборудование:
- Убедитесь, что компания использует современное оборудование, обеспечивающее высокое качество сканирования и распознавания текста.
- Технологии распознавания текста (OCR):
- Важно, чтобы компания использовала OCR-технологии, позволяющие распознавать текст на отсканированных изображениях и создавать текстовые файлы для удобного поиска и редактирования.
- Конфиденциальность:
- Узнайте, какие меры компания принимает для обеспечения конфиденциальности ваших документов. Важно, чтобы компания имела строгие правила обработки данных и не передавала информацию третьим лицам.
- Стоимость услуг:
- Сравните цены на сканирование в разных компаниях. Уточните, что входит в стоимость и какие дополнительные расходы могут возникнуть (например, подготовка документов, ручная обработка изображений).
- Сроки исполнения:
- Уточните сроки выполнения работ и убедитесь, что они соответствуют вашим требованиям.
- Подготовка документов:
- Узнайте, предоставляет ли компания услуги по подготовке документов к сканированию (удаление скрепок, выравнивание листов и т.д.).
- Качество сканированных изображений:
- Оцените качество сканированных образцов, чтобы убедиться, что они четкие, легко читаемые и не содержат искажений.
- Форматы файлов:
- Уточните, в каких форматах компания предоставляет отсканированные документы (например, PDF, TIFF, JPEG). Выберите формат, который наиболее удобен для ваших задач.
Сканирование документов – это эффективный способ оцифровать ваш бумажный архив, освободить место и повысить эффективность работы с информацией. Правильный выбор компании – гарантия качественной и безопасной оцифровки ваших документов.
Переходите на цифровой формат и освободите пространство для новых возможностей!
